Downloads

Statuten VAP
 

Huishoudelijk Regelement & Statuten

De huidige statuten van de VAP worden gevormd door de Akte van Fusie tussen de beide partners OCM(Organisatie voor Cytodiagnostische Medewerkers) en VHN (Vereniging Histotechniek Nederland).

De statuten zijn uitsluitend als PDF-bestand beschikbaar.

Huishoudelijk Reglement VAP

Dit huishoudelijk reglement is gebaseerd op artikel 22 van de statuten van de
Vereniging Analisten Pathologie.

Bij een vereniging hoort een huishoudelijk reglement. Dit is het spoorboekje van de vereniging waarin alles is beschreven aangaande het functioneren van de vereniging. Dit huishoudelijke reglement van de VAP is door de leden goedgekeurd op de Algemene Ledenvergadering van zaterdag 31 maart 2012.

Inhoud

  1. Leden
  2. Jaarlijkse bijdragen
  3. Inning contributie
  4. Beëindiging Lidmaatschap
  5. Weigering lidmaatschap
  6. Bestuur
  7. Commissies
  8. Media
  9. Algemene ledenvergadering
  10. Financiële en administratieve controle
  11. Geschillen
  12. Slotbepaling

Artikel 1. Leden

  1. Onder gewone leden als bedoeld in artikel 4 lid 1, van de statuten wordt verstaan die natuurlijke en rechtspersonen die naar oordeel van het bestuur genoegzaam hebben aangetoond te voldoen aan de toelatingseisen als bedoeld in lid 1 van artikel 4 van de statuten en artikel 1 lid 2 van het huishoudelijk reglement. Studenten worden beschouwd als gewone leden, alleen met een verlaagde jaarlijkse contributie. Zij zullen bij inschrijving moeten kunnen aantonen, middels een bewijs van de school, dat zij student zijn.
  2. Het gewoon lidmaatschap wordt verkregen nadat is voldaan aan de volgende voorwaarde:
    a) na het verstrekken van de gewenste gegevens zoals aangegeven op het aanmeldingsformulier via VAPweb.nl
    b) na betaling van de (jaarlijks verschuldigde) contributie.
  3. De leden kunnen na hun toetreding een exemplaar van de statuten en van het huishoudelijk reglement opvragen bij de secretaris.
  4. De gewone leden die krachtens artikel 9 lid 2 van de statuten, gehele ontheffing van de verplichting tot het betalen van de jaarlijkse contributie worden gezien als ereleden.
  5. Het erelidmaatschap wordt toegekend op voordracht van het bestuur door de algemene ledenvergadering aan uitsluitend natuurlijke personen die zich voor de vereniging buitengewoon verdienstelijk hebben gemaakt, krachtens artikel 9 lid 3 van de statuten.
  6. Onder donateurs als bedoeld in artikel 7 lid 1 van de statuten, worden verstaan zij die het doel van de vereniging wensen te steunen door middel van een jaarlijkse bijdrage als bedoelt in artikel 2 lid 3 van dit huishoudelijk reglement.
  7. De donateurs verwerven zich daarmee het recht op ontvangst van het door de vereniging uit te geven clubblad.

Artikel 2. Jaarlijkse bijdragen

  1. Een gewoon lid betaalt de vereniging een jaarlijkse contributie, te betalen voor één december van elk voorafgaand jaar.
  2. Een erelid is vrij om de normale jaarlijkse contributie aan de vereniging te betalen.
  3. Een donateur schenkt de vereniging een jaarlijkse bijdrage waarvan de minimale hoogte wordt vastgesteld door het bestuur en goedgekeurd door de algemene vergadering.
  4. De door een toetredend gewoon lid te betalen contributie voor het jaar waarin het lid toetreedt bedraagt de normale jaarlijkse contributie, vermenigvuldigd met een breuk, afhankelijk van het kwartaal waarin het lid verzoekt om toetreding, welke breuk luidt voor het kwartaal:
    a) Januari - Maart 4/4
    b) April - Juni 3/4
    c) Juli - September 1/2
    d) Oktober - December 1/4

Artikel 3. Inning contributie

  1. Jaarlijks ontvangt het lid een rekening die voor 1 december van het voorafgaande jaar moet worden voldaan.
  2. Bij het niet voldoen van de contributie voor het komende verenigingsjaar ontvangt men voor vijftien februari van het betreffende verenigingsjaar een tweede verzoek tot betaling.
  3. Na vijftien maart van elk verenigingsjaar wordt men geacht zijn lidmaatschap te hebben beëindigd indien op die datum geen contributie heeft betaald. Krachtens artikel 6 lid 8 van de statuten ontvangt het gewone lid een kennisgeving omtrent het besluit tot het beëindigen van het lidmaatschap.

Artikel 4. Beëindiging Lidmaatschap

  1. Het lid dat zijn lidmaatschap wenst te beëindigen dient voor een december, krachtens artikel 6 lid 3 van de statuten, van elk jaar op te zeggen. De opzegging dient schriftelijk aan de ledenadministratie te worden vermeld.
  2. Het bestuur kan een lid het lidmaatschap opzeggen indien:
    a) De vereniging aanwijsbaar wordt geschaad door het niet voldoen van de geldelijke verplichtingen van de zijde van het lid, niet
    zijnde de verplichtingen als genoemd in artikel 2 van dit huishoudelijk reglement, of
    b) De betrokkene handelt in strijd met de statuten of met het huishoudelijk reglement of besluiten van de vereniging, of
    c) Door het betrokken lid op enigerlei wijze schade wordt toe gebracht aan de goede naam van de vereniging of de vereniging op
    onredelijke wijze benadeelt.
    d) Van de opzegging wordt het betrokken lid in kennis gesteld middels een (aangetekend) schrijven, ondertekent door de voorzitter 
    en de secretaris. In dit schrijven worden de redenen die tot opzegging hebben geleid uiteengezet. De opzegging heeft 
    onmiddellijk effect. 
    e) Degene wie op grond van het bepaalde in lid 2 van dit artikel en artikel 6 van de statuten, het lidmaatschap is opgezegd kan 
    tegen deze beslissing in beroep gaan bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering, die in hoogste instantie beslist. Indien
    betrokkene van dit recht gebruik wenst te maken dient dit per aangetekend schrijven aan de secretaris te worden bekend 
    gemaakt binnen een maand na datum van het schrijven als bedoeld in het voorgaande lid met vermelding van de 
    beroepsgronden. De betrokkene ontvangt in dit geval een uitnodiging voor de eerst volgende algemene leden vergadering, dit 
    krachtens artikel 6 lid 8 van de statuten.
  3. Een opgezegd lid kan opnieuw een verzoek om toelating als lid doen.

Artikel 5. Weigering lidmaatschap

  1. Het bestuur heeft het recht op grond van artikel 5 van de statuten te weigeren iemand als nieuw lid of donateur te accepteren indien:
    a) Betrokkene niet voldoet aan de eisen als vastgesteld in artikel 4 lid 1 van de statuten;
    b) Betrokkene eerder het lidmaatschap is opgezegd op grond van het bepaalde in artikel 4 lid 2 van dit huishoudelijk reglement.
  2. Van de weigering wordt het betrokken lid in kennis gesteld middels een (aangetekend) schrijven, ondertekent door de voorzitter en de secretaris. In dit schrijven worden de redenen die tot weigering hebben geleid uiteengezet.
  3. Degene die op grond van het bepaalde in lid 1 van dit artikel het lidmaatschap is geweigerd kan tegen deze beslissing in beroep gaan bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering, die in hoogste instantie beslist. Indien betrokkene van dit recht gebruik wenst te maken dient dit per aangetekend schrijven aan de secretaris te worden bekend gemaakt binnen een maand na datum van het schrijven als bedoeld in het voorgaande lid met vermelding van de beroepsgronden. De betrokkene ontvangt in dit geval een uitnodiging voor de eerst volgende algemene leden vergadering, dit krachtens artikel 5 lid 2 van de statuten.

Artikel 6. Bestuur

  1. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee andere bestuursleden dit nodig oordelen, doch tenminste eenmaal per jaar.
  2. De voorzitter leidt in principe de vergadering, krachtens artikel 17 lid 1 van de statuten.
  3. De voorzitter behartigt zaken die niet op het specifieke terrein van de overige bestuursleden liggen.
  4. De voorzitter brengt verslag uit van het bestuursbeleid aan de algemene ledenvergadering.
  5. De secretaris voert algemene correspondentie van de vereniging en beheert dat gedeelte van het archief dat voor zijn werkzaamheden nodig is. De secretaris is verplicht van zijn uitgaande stukken een kopie te bewaren.
  6. De secretaris is belast met het maken of doen maken van notulen van alle ledenvergaderingen en bestuursvergaderingen en draagt zorg voor de verspreiding van deze notulen, krachtens artikel 17 lid 2 van de statuten.
  7. De penningmeester beheert de gelden van de vereniging en voert administratie daarover. Hij int de contributie en andere bijdragen en maant de leden zonodig tot het voldoen aan hun verplichtingen, krachtens artikel 2 lid 2 van dit huishoudelijk reglement.
  8. De penningmeester doet mededeling aan het bestuur van de namen van diegene wier bijdragen na het verstrijken van de in artikel 2 lid 2 van dit huishoudelijk reglement genoemde termijn onvoldaan zijn gebleven.
  9. De penningmeester doet de uitgaven van de vereniging, inachtneming van artikel 13 lid 5 van de statuten en legt hierover rekening en verantwoording af aan de algemene ledenvergadering. Minstens eenmaal per jaar brengt hij verslag uit van de verenigingsfinanciën door middel van publicatie in het clubblad of andere verenigingsuitgaven. De penningmeester geeft geregeld een overzicht van de financiën aan het bestuur.
  10. Het nieuwe lid ontvangt na inschrijving via email direct een bevestiging van aanmelden en zo spoedig mogelijk een bevestiging van inschrijving.
  11. Het bestuur is bevoegd, met inachtneming van artikel 13 lid 4 & 5 van de statuten, in zaken van inwendig beheer en orde die bepalingen vast te stellen die het nodig acht mits niet strijdig zijn met de statuten, huishoudelijk reglement of die wettig genomen bestuiten van een algemene ledenvergadering of buitengewone ledenvergadering.
  12. Besluitvorming noodzakelijk krachtens artikel 6 lid 1 &11 van dit huishoudelijk reglement, kunnen slechts plaats vinden indien van de bestuursleden de meerderheid aanwezig is.
  13. Er mogen niet meer dan drie bestuursleden tegelijk aftreden volgens rooster. In bijzondere gevallen is de algemene leden vergadering bevoegd ontheffing te verlenen.
  14. Vacatures in bestuursfuncties dienen in het laatst verschijnende clubblad of op de website voor een algemene ledenvergadering, doch ten minste veertien dagen voor die vergadering, aan alle leden te worden bekendgemaakt.
  15. Het bestuur heeft het recht kandidaten te stellen voor vacante bestuursfuncties.
  16. Het recht kandidaten te stellen komt tevens toe aan elke tien of meer gewone leden, mits de namen van de kandidaten minimaal tien dagen voor de algemene ledenvergadering schriftelijk aan de secretaris zijn mede gedeeld.

Artikel 7. Commissies

  1. Het bestuur kan krachtens artikel 8 de volgende commissies samenstellen ter ondersteuning van haar werkzaamheden. De vereniging kent als werkgroepen de:  Werkgroep Histo Techniek (WHT), de Werkgroep Immuno- Histo - Cytochemie (WIHC), de Werkgroep Cyto Diagnostiek (WCD), de Werkgroep  Congres Organisatie (WCO) en de werkgroep Mediaredactie. Uit elk van deze werkgroepen heeft  een persoon, krachtens artikel 10 lid 1 van de statuten, zitting in het bestuur.
  2. Commissies worden gezien als kleinere eenheden/adviesorganen en hebben geen eigen vertegenwoordiging binnen het bestuur.
  3. Het bestuur heeft het recht om commissieleden te benoemen en te ontslaan.
  4. Binnen het bestuur zal per commissie een bestuurslid of coördinator als aanspreekpunt voor de leden van deze commissies worden aangesteld.
  5. De commissieleden zijn voor de uitvoering van hun taken verantwoording verschuldigd aan het bestuurslid waaronder zij ressorteren.

Artikel 8. Media

  1. De vereniging geeft het blad "VAP visie" uit en exploiteert een eigen website.
  2. De redactie beslist, eventueel na overleg met het bestuur, over het plaatsen van artikelen, advertenties, ingezonden stukken en overige zaken in het blad alsmede de website.
  3. Behalve "VAP visie" kan de vereniging ook andere publicaties uitgeven welke betrekking op artikel 3 van de statuten.
  4. De redactie beheert dat deel van het archief dat betrekking heeft op het blad, de website en aanverwante zaken.
  5. Voor de financiering van het blad en website onderhoudt de redactie nauw en regelmatig contact met het bestuur.
  6. Het bestuur stelt, zonodig in overleg met de redactie, nadere bepalingen vast met betrekking tot verenigingsuitgaven.

Artikel 9. Algemene Ledenvergadering

  1. Alle gewone leden, ereleden en donateurs hebben toegang tot de algemene vergadering. Geen toegang hebben de geschorste leden, met in achtneming van artikel 6 lid 8 van de statuten.
  2. Alle gewone leden en ereleden hebben ieder één stem. Donateurs en geschorste leden hebben geen stemrecht.
  3. Een lid heeft geen stemrecht over zaken die hem / haar, zijn echtgenoot of één van de bloed- of aanverwante in rechte lijn betreffen (1e & 2e graad).
  4. Stemming over zaken geschiedt mondeling, over personen geschiedt stemming schriftelijk. Het aannemen van voorstellen bij acclamatie is mogelijk, mits dit geschiedt op voorstel van de voorzitter.
  5. Over alle voorstellen betreffende zaken wordt beslist bij volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen voor zover de statuten niet anders bepalen. Bij staking van de stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Bij stemming over personen is degene gekozen die de volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien niemand de meerderheid heeft verkregen wordt een tweede stemming gehouden tussen de twee personen die het grootste aantal uitgebrachte stemmen hebben verkregen en is degene gekozen die bij de tweede stemming de meerderheid der uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien bij die tweede stemming de stemmen staken beslist het lot, dit krachtens artikel 18 lid 5 van de statuten.
  6. Een ter vergadering door de voorzitter uitgesproken oordeel betreffende een genomen besluit is beslissend. Wanneer echter onmiddellijk na het uitspreken van dit oordeel de juistheid wordt betwist vindt een nieuwe stemming plaats als de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt.
  7. De voorzitter van het bestuur of diens plaatsvervanger leidt de algemene vergadering. Hij bepaalt de volgorde waarin de te behandelen onderwerpen aan de orde komen, dit met in achtneming van artikel 15 lid 2 van de statuten.
  8. Van het ter algemene ledenvergadering verhandelde worden door de secretaris of door de voorzitter aangewezen lid der vereniging notulen gehouden.
  9. Tijdens de algemene vergadering is ieder gewoon lid of erelid gerechtigd tot het indienen van een motie. Het bestuur is gehouden een dergelijke motie in stemming te brengen mits deze motie wordt gesteund door tenminste 10 gewone of ereleden. Besluiten aangaande een dergelijke motie kunnen slechts geldig worden genomen indien tenminste 10% van de stemgerechtigde leden aanwezig is.
  10. De algemene ledenvergadering wordt bijeengeroepen door het bestuur met inachtneming van artikel 19 lid & 2 en artikel 15 lid 2 & 4 van de statuten.

Artikel 10. Financiële en administratieve controle

  1. De algemene ledenvergadering benoemt jaarlijks, doch uiterlijk één maand voor de in artikel 10 lid 10 van dit huishoudelijk reglement bedoelde algemene ledenvergadering, een commissie van tenminste twee leden die geen deel uitmaken van het bestuur tot onderzoek van de rekening en verantwoording over de lopende dan wel laatst verstreken boekjaar. De commissie brengt tijdens artikel 10 lid 10 van dit huishoudelijk reglement bedoelde algemene ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen.
  2. Het bestuur is verplicht aan deze commissie alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden der vereniging te tonen en tevens inzage in de boeken en bescheiden der vereniging te geven, dit met inachtneming van artikel 14 lid 5 van de statuten.
  3. Goedkeuring door de algemene ledenvergadering van het verslag, de rekening en verantwoording hierover strekt het bestuur tot décharge.
  4. Indien de goedkeuring van de rekening en verantwoording wordt onthouden benoemt de algemene ledenvergadering een andere commissie bestaande uit tenminste twee leden welke een nieuw onderzoek doet van de rekening en verantwoording. Deze nieuwe commissie heeft dezelfde bevoegdheden als de eerder genoemde commissie. Binnen drie maanden na benoeming brengt zij aan de algemene ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen. Wordt ook dan de goedkeuring geweigerd dan neemt de algemene ledenvergadering al die maatregelen welke door haar in het belang van de vereniging nodig worden geacht.
  5. De penningmeester kan pas van zijn functie worden ontheven nadat de commissie daartoe toestemming heeft verleend.
  6. De commissie kan gevraagd en ongevraagd advies uit brengen aan het bestuur of aan een algemene ledenvergadering inzake haar bevindingen.
  7. Indien zich voor de in lid 1 van dit artikel bedoelde twee leden geen kandidaten beschikbaar stellen déchargeert het bestuur de penningmeester, nadat in dit artikel lid 3 bedoelde stukken zijn beoordeeld door een extern, erkent, financieel administratie - of accountants kantoor, dit met inachtneming van lid 2 van dit artikel.

Artikel 11. Geschillen

  1. Teneinde te bemiddelen inzake geschillen tussen twee leden over zaken, betrekking hebbende op de vereniging in ruime zin, kan een geschillencommissie worden benoemd door het bestuur.
  2. De geschillencommissie bestaat uit tenminste twee leden en een voorzitter.
  3. Een geschil tussen partijen kan slechts dan door de geschillencommissie worden behandeld indien één of beide partijen tevoren schriftelijk verklaren zich te houden aan de uitspraken van de commissie in het aanhangig gemaakte geschil.
  4. Het bestuur benoemt en ontslaat de leden en de voorzitter van de geschillencommissie.
  5. Het bestuur draagt voor zover mogelijk zorg voor een deskundige samenstelling van de geschillencommissie. In bijzondere gevallen kan het bestuur een deskundige van buiten de vereniging verzoeken zitting te nemen in de geschillencommissie.
  6. De werkwijze van de geschillencommissie wordt, in overleg met het bestuur, bepaald door de voorzitter van de geschillencommissie.

Artikel. 12 Slotbepaling

  1. Het hierboven beschreven reglement wordt van kracht nadat de door het bestuur voorgestelde wijzingen conform de statutaire bepalingen zijn goedgekeurd door de algemene ledenvergadering.
  2. Dit reglement kan worden aangehaald als "Huishoudelijk Reglement"
  3. Dit reglement treedt in werking op 31 maart 2012.